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HSD / E-Rechnung, Digitalisierung, E-Government, Verwaltung, Vizepräsidentin
15.10.2018

​​​​„E-Rechnung“ – E wie einfach?

Aktuell ist das Wort Digitalisierung in aller Munde und führt zu umfangreichen Überlegungen auf allen Ebenen.

Warum?

Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage muss die HSD im Bereich der Rechnungsbearbeitung handeln, da ab 2020 alle eingehenden elektronischen Rechnungen auch digital verarbeitet werden müssen. Ausdrucken und in den normalen Ablauf geben, ist dann nicht mehr zulässig.

Aus diesem Grund wurde das Projekt „E-Rechnung“ gestartet, welches künftig Auswirkung auf alle haben wird, die mit Rechnungen zu tun haben. Hierbei werden alle Arbeitsschritte, die im Vorfeld und im Nachgang zur Rechnungsbearbeitung notwendig sind, in einer Software abgebildet.

Was bringt das?

Dieser Umstieg bringt eine Reihe von Vorteilen für uns alle mit:

  • Automatische und revisionssichere Archivierung aller Rechnungen inkl. Formularen, Anlagen und Dokumente
  • Zugriff auf alle Dokumente, die meinen Bereich betreffen
  • Zugriff vom Büro, von zuhause und unterwegs
  • Geringere Fehlerquote beim Ausfüllen von Formularen, aufgrund von Eingabehilfen und Plausibilitätsprüfungen
  • Kürzere Lauf- und Bearbeitungszeiten, da Postwege entfallen und man eine einfache und schnelle Suche vornehmen kann.
  • Irrläufer können schneller weitergeleitet bzw. umgelenkt werden.
  • Zahlfristen für z. Bsp. Skonti können besser eingehalten werden
  • Wegfall von Druckkosten (Ausdruck Formulare, Anlagen, etc.)
  • Einfache Erfassung per Online-Formular
  • Etc.

Stand der Dinge

Nach einer umfangreichen Vorstudie, wurde unter Beteiligung des Lenkungsausschuss das Programm d3 der Firma codia beschafft. Dem vorausgegangen war eine Anforderungsuntersuchung, sowie eine Marktrecherche mit anschließendem Vergabeverfahren.

Das System wird aktuell in einer Testumgebung installiert und erste Einrichtungen vorgenommen. Bis Anfang November werden dann die ersten Modellprozesse und Formulare in das System eingepflegt. Im Anschluss erfolgt eine Testphase mit dem Fachbereich Elektro- und Informationstechnik, dem Fachbereich Medien und dem Dezernat für Gebäudemanagement. Hierdurch erhoffen wir uns hilfreiche Erkenntnisse und erste Erfahrungen, um das System an die Anforderungen der Hochschule anzupassen. Die Ergebnisse der Testphase werden dann betrachtet und notwendige Anpassungen und Nutzerwünsche umgesetzt.

Was passiert jetzt?

Über das Projekt wird fortlaufend berichtet. Parallel dazu ist geplant weitere Digitalisierungsprojekte zu starten und in die Software d3 zu implementieren. Dies hat für die Hochschule und seine Beschäftigten den Vorteil, dass lediglich ein Programm aufgerufen werden muss und die Nutzerumgebung nicht wechselt. Selbstverständlich werden alle Betroffenen rechtzeitig informiert, eingebunden und geschult.

 
Weitere Informationen finden Sie unter E-Rechnung​.

 

 

 
Viele Grüße

Das Projektteam