In kompakten Steckbriefen werden die einzelnen Projekte des Programms mit ihren Zielen, Inhalten und Umsetzungsständen dargestellt.
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E-PERSONALAKTE
Organisationseinheit:
Dezernat 3 Personalmanagement
Projektbeschreibung:
Die Einführung der elektronischen Personalakte modernisiert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten durch die Digitalisierung aller personalrelevanten Dokumente und Informationen. Diese elektronische Akte ermöglicht eine zentrale, sichere und strukturierte Ablage von Unterlagen wie Arbeitsverträgen, Gehaltsabrechnungen, Zeugnissen und Abwesenheitsnachweisen. Durch den digitalen Zugriff auf diese Informationen werden Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet, die Datenverwaltung vereinfacht und die Such- sowie Bearbeitungszeiten verkürzt. Die elektronische Personalakte fördert zudem die Transparenz, ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
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E-STUDIERENDENAKTE
Organisationseinheit:
Dezernat 1 Studium & Internationales
Projektbeschreibung:
Die Einführung der elektronischen Studierendenakte revolutioniert die Verwaltung von Hochschulen, indem sie papierbasierte Prozesse digitalisiert und effizienter gestaltet. Durch die zentrale, digitale Erfassung aller studienrelevanten Daten können Informationen schneller abgerufen, bearbeitet und sicher archiviert werden. Dies erleichtert sowohl Studierenden als auch Verwaltungsmitarbeitern den Zugang zu relevanten Dokumenten wie Immatrikulationsbescheinigungen, Leistungsnachweisen oder Anträgen. Darüber hinaus ermöglicht die elektronische Akte eine bessere Nachverfolgung des Studienverlaufs und vereinfacht Verwaltungsprozesse wie die Anrechnung von Leistungen oder die Beantragung von Prüfungen. Die Einführung der E-Akte trägt somit zu einer verbesserten Transparenz und Zeitersparnis bei. Der Prüfungsbereich wird dabei zunächst ausgeklammert und in einem späteren Schritt integriert, abhängig von der Implementierung des Moduls EXA im Campusmanagementsystem HISinOne.
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E-DRITTMITTELAKTE
Organisationseinheit:
Dezernat 2 Finanzmanagement
Projektbeschreibung:
Die Einführung der elektronischen Drittmittelakte ermöglicht eine effiziente, digitale Verwaltung von Forschungsprojekten, die durch Drittmittel finanziert werden. Alle relevanten Dokumente, wie Anträge, Verträge und Finanzierungsnachweise, werden zentral und strukturiert digital erfasst. Dies vereinfacht den Zugriff, die Nachverfolgung sowie die Verwaltung der Projektmittel und sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit. Durch die Digitalisierung der Drittmittelakte werden administrative Prozesse beschleunigt und der Austausch zwischen Projektbeteiligten, Fördergebern und Verwaltung optimiert. Die elektronische Akte trägt damit zu einer effizienteren und sicheren Abwicklung von Drittmittelprojekten bei.
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E- ARCHIV
Organisationseinheit:
Hochschulbibliothek
Projektbeschreibung:
Das Hochschularchiv verwahrt die archivwürdigen analogen und digitalen Unterlagen und Objekte der Hochschule Düsseldorf mit bleibendem Wert für Wissenschaft und Forschung, historisch-politische Bildung, Gesetzgebung, Rechtsprechung, Institutionen oder Dritte. Im Rahmen des Programms E-Goverment@HSD widmet sich das Projekt "E-Archiv" der Aufbewahrung und Archivierung digitalen Schriftgutes. Das Projekt umfasst zwei Teilprojekte, innerhalb derer die Voraussetzungen für eine rechtssichere digitale Langzeitarchivierung an der HSD am Beispiel der E-Studierendenakte geschaffen und der dauerhafte Erhalt der archivwürdigen digitalen Hochschulüberlieferung gewährleistet werden soll. Zur Erschließung und Recherche des Archivguts wird eine Archivsoftware eingeführt, die zugleich den Zugriff auf die Inhalte im digitalen Langzeitarchiv ermöglicht.
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E-AKTENPLAN
Organisationseinheit:
Dezernat 7 OE,QM & Campusmanagement
Projektbeschreibung:
Die Einführung eines prozessorientierten Aktenplans dient der strukturierten und effizienten Verwaltung von Dokumenten entlang betrieblicher Arbeitsprozesse. Im Gegensatz zu klassischen Aktenplänen orientiert sich dieser an den tatsächlichen Abläufen und Aufgaben innerhalb einer Organisation. Dadurch werden Informationen prozessbezogen erfasst, abgelegt und verwaltet, was eine verbesserte Nachvollziehbarkeit, schnelleren Zugriff und eine systematische Zuordnung von Unterlagen ermöglicht. Der prozessorientierte Aktenplan unterstützt somit eine effizientere Bearbeitung von Vorgängen, steigert die Transparenz und optimiert Arbeitsabläufe in der Verwaltung und im Dokumentenmanagement.
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E-SIGNATUR
Organisationseinheit:
Dezernat 7 OE,QM & Campusmanagement
Projektbeschreibung:
Die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ermöglicht es, Dokumente digital und rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sie ist das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift und wird durch spezielle Zertifikate und eine sichere Signaturerstellungseinheit gewährleistet. Die QES sorgt für höchste Sicherheit bei der Authentifizierung von Unterzeichnern und schützt Dokumente vor Manipulationen. Dies vereinfacht und beschleunigt Verwaltungsprozesse, da Verträge, Genehmigungen und andere rechtlich relevante Dokumente ortsunabhängig und effizient unterzeichnet werden können. Damit trägt die qualifizierte elektronische Signatur zu einer digitalisierten und rechtssicheren Abwicklung von Geschäftsvorgängen bei.
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E-POST
Organisationseinheit:
Dezernat 7 OE,QM & Campusmanagement
Projektbeschreibung:
Mit dem Projekt E-Post wird das Ziel verfolgt, papiergebundene Eingangspost schnell, strukturiert und rechtskonform in digitale Informationen zu überführen. Durch rechtskonforme Digitalisierung werden Dokumente so erfasst, dass ihre Authentizität, Integrität und Lesbarkeit gewährleistet bleibt. Anschließend können sie im Dokumentenmanagementsystem (DMS) effizient verteilt, bearbeitet und archiviert werden, ohne Medienbrüche.
