Hochschule Düsseldorf
University of Applied Sciences

​Aufgaben Team Drittmittel​

Die Aufgaben im Team Drittmittel, lassen sich unter den folgenden Stichpunkten zusammenfassen:

  • Drittmitteladministration

  • Administration von MKW-Forschungs-Projekten

  • Projekt-Controlling Finanzen

  • Steuer-und beihilferechtliche Einordnung inkl. Veranstaltungen und Weiterbildung

  • Drittmittelstatistik



Während der Projektadministration variieren die Aufgaben je nach Projektphase.



Startphase von Projekten:

  • Einordnung nach Zuwendungs-, Steuer-und Beihilferecht

  • Überprüfung der Finanzpläne und ggf. Finanzierungsberatung vor dem Projekt

  • Einordnung ins Rechnungswesen ggf. unter Beachtung des jeweiligen Dokumentationsbedarfs der Förderer

  • Einrichtung von Kostenstellen, Haushaltszuordnung

  • Ggf. Einrichtung von mehreren Kostenstellen bei Mischfinanzierung (z.B. Eigenanteile) oder erhöhtem Dokumentationsbedarf beim Förderer

  • Übernahme (inkl. Abstimmung) aller Unterlagen aus den liefernden Bereichen (S4 –Standardfall -, Fachbereiche, Erinnerungsort, Arbeitsstelle Weiterbildung, IWW, Dezernat 1, 3 oder 5)


Währen der laufenden Projekte:

  • Bearbeitung nach den jeweiligen Förderrichtlinien und -bestimmungen oder nach individuellen Verträgen, Bestellungen etc.​​

    • z.B. Anforderung von Stundenzetteln und Übermittlung an die Förderer

    • Erstellen von (Zwischen)Nachweisen zur Abrechnung, zur ordnungsgemäßen Buchung und Zahlung, Bereitstellung von Kopien, Originalen, Kontoauszügen, Anzahlungen, Erläuterungen​

  • Umsetzung im Rechnungswesen ggf. unter Beachtung des jeweiligen Dokumentationsbedarfs der Förderer

    • ​Zuordnung von Personal gemäß Abrechnung, ggf. Splittung von Rechnungen, ordnungsgemäße Inventarisierung, periodengerechte Overheadbuchungen​

  • Finanzmonitoring der Projekte

    • Soll-Ist Analysen, ggf. Anpassungsvereinbarungen mit der Projektleitung (Projektcontrolling)

    • Kommunikation, Beratung, Abstimmung mit der jeweiligen Projektleitung

  • Projektbewertung oder Abgrenzung im Jahresabschluss



ABSCHLUSSPHASE DER PROJEKTE​

  • Abrechnung mit den Geldgebern je nach Vertragsgrundlage

  • Interne Abrechnung bei wirtschaftlichen (lt. Beihilferahmen) Projekten

    • z.B. interne Personalumbuchungen, Overheadbuchungen, Erstattungen an das MKW

  • Erstellung von Verwendungs-, Buchungs- und Zahlungsnachweisen je nach Förderbedingung

  • Kontrolle der finalen Zahlungseingänge oder Rückzahlungen

  • Abschluss der Projektkostenstellen

    • z.B. Verrechnungen von Defiziten, Gewinnentnahme

  • Ordnungsgemäße Archivierung

  • Bei Bedarf nachträgliche Prüfungen der Geldgeber

  • Statistik und Umlage von Boni o.ä.

Die Arbeit im Team Drittmittel erfordert:

  • Starke Schnittstellenorientierung

  • Zahlenaffinität

  • Individuelle Lösungen

  • Kommunikation (so viel wie nötig, so wenig wie möglich)

  • Intensive Betreuung der Projekte (Laufzeit: 1 Stunde bis fünf Jahre)