Die Einführung eines neuen und komplexen Systems wie einem ECMS führt zu einer grundlegenden Änderung der Arbeitsweise aller Beschäftigten, die das System nutzen und auf Funktionalitäten des Systems zugreifen. Für eine erfolgreiche Einführung reicht die Bereitstellung und Erlernung des Systems alleine bei weitem nicht aus. Von daher bedarf es einer gut durchdachten Strategie und einem kultursensiblen Veränderungsmanagement.
Die Hochschule Düsseldorf setzt bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse auf eine workfloworientierte Einführungsstrategie. In einem ersten Schritt wurden im Rahmen der Teilprojekte E-Rechnung und E-Dienstreise die jeweiligen Prozesse aufgenommen, optimiert und anschließend formular- sowie workflowgestützt im Enterprise Content Managementsystem d.3 der Firma Codia umgesetzt.
Im Projekt E-Dienstreise wurden darüber hinaus eigene Softwareentwicklungen für den Reiseservice realisiert – unter anderem zur Abwicklung von Beantragungs- und Abrechnungsprozessen sowie zur Anbindung an die E-Rechnung. Damit nutzt die Hochschule Düsseldorf das volle Potenzial des Systems d.3.
Nach dem erfolgreichen Abschluss der beiden Projekte folgen nun schrittweise weitere E-Government-Vorhaben im Einklang mit dem EGovG NRW.
