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HSD / VP, E-Government, Digitalisierung
05.10.2017

Prozessmanagement und E-Government in der Hochschulverwaltung

Digitalisierung

Digitalisierung macht auch vor der Hochschulverwaltung nicht halt. Die aktuell an der HSD eingesetzten Informations-, Kommunikations- und Medientechnologie bieten bereits eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die Tätigkeiten der Verwaltungs- und Serviceeinheiten effektiv und effizient zu gestalten. Mit der Entscheidung, ein Enterprise Content Management System (ECMS) mit Dokumenten-, Vorgangsmanagement und E-Akte-Funktion einzusetzen und zukünftig vermehrt Prozesse zu digitalisieren, geht die HSD einen weiteren wesentlichen Schritt in Richtung Serviceorientierung und eGovernance. Im späteren Routinebetrieb soll dies sowohl Verwaltungs- und Serviceeinheiten als auch Fachbereiche sowie Zentrale Einrichtungen entlasten und Transparenz erhöhen. Im Fokus steht dabei die Einführung der E-Rechnung, da diese bereits 2019 aufgrund gesetzlicher Grundlagen verpflichtend realisiert sein muss. Auch erste Planungen für ein E-Sitzungsmanagement, Workflows für Formulare und ein Dokumentenmanagement wurden gestartet.

Die Einführung des ECMS verlangt organisatorische und technische Veränderungen und eine Fachplanung der beteiligten beschäftigten. Daher widmet sich der Einführung als gemeinsame Aufgabe Dezernat Personal- und Organisationsentwicklung, unter Federführung von Frau Frauke Jansen sowie die Campus IT, Herr Mohren. Die einzelnen Teilprojekte werden von Fachabteilungen oder Projektteams unterstützt.

Prozessmanagement

Wichtige Voraussetzung für die Digitalisierung sind klare Prozesse.
"Wer macht was, wann, wie, mit wem und mit welchen Ressourcen?" sind dabei die zentralen Fragestellungen des Prozessmanagements.
Reibungsverluste durch fehlende Informationen, unklare Zuständigkeiten, fehlende Entscheidungen und mitunter fehlender Transparenz können zu Störungen in der Zusammenarbeit führen. Die Optimierung von Prozessabläufen und die Festlegung von Entscheidungswegen war daher bereits ein Organisations- und Beschäftigtengruppenübergreifender Wunsch aus der Zufriedenheitsbefragung und wurde nunmehr auch in ersten Interview zur Einführung des ECMS bestätigt.
Durch eine systematische Betrachtung von Arbeitsabläufen werden künftig Prozesse ganzheitlicher dargestellt und ein gemeinsames Verständnis von Abläufen und Prozessen zwischen Lehre-Forschung-Verwaltung-Zentralen Einrichtungen erreicht werden.
Um einen Austausch zwischen Verwaltung, Services und Fachbereichen und ein gemeinsames Verständnis von Abläufen zu fördern, hat sich am 06.07.2017 eine Kommission zur Kontinuierlichen Verbesserung von Verwaltungs- und Serviceprozessen, kurz KVP-Kommission, konstituiert.

In Kürze wird das Team Organisation und Organisationsentwicklung dazu über neu gestaltet Internetseiten informieren.

Change Management

Auch gute IT-Projekte können scheitern. Wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen derartiger Projekte sind u. a. ein gutes Veränderungsmanagement (Change Management), eine hohe Qualität bei der Umsetzung der vereinbarten Anforderungen und eine nutzerfreundliche Bedienoberfläche. Um die Interessengruppen bei der Einführung des ECMS zielgerichtet in den Veränderungsprozess einzubinden, geht die HSD kultursensibel vor, fördert den notwendigen Kompetenzerwerb, den bereichs- und hierarchieübergreifenden Dialog sowie die Einbeziehung der Interessenvertretungen.
Im Rahmen der Projekte wird auf einen ausgewogenen Ressourceneinsatz und Entlastung der Beschäftigten hingewirkt.
In dem Bewusstsein um unterschiedliches Wissen und Können in Hinblick auf Digitalisierung, ECMS und Soziale Medien wird sich das interne Qualifizierungsprogramm 2018 als Schwerpunktthema dem Digitalen Arbeiten und dem stressfreien Umgang mit neuen Medien widmen.