Das E-Government-Gesetz (eGovG.NRW) sieht in seiner angestrebten Fassung für Hochschulen vor, dass Akten bis 2025 elektronisch zu führen sind. Personalakten, als ein zentraler Aktenbestand der Hochschulen, sind hierbei ein betroffener Bereich mit einem hohen Potenzial. Personalakten umfassen bei Hochschulen eine Reihe unterschiedlicher Beschäftigungsverhältnisse.
Im Rahmen des Vorhabens, soll ein Referenzmodell und darauf aufbauend eine Masterlösungen für die elektronische Personalakte erstellt werden. Diese umfasst u.a.:
- Konzeption einer einheitlichen Aktenstruktur,
- Umsetzung einer Prozessunterstützung für die häufigsten, im Projekt ausgewählten Personalprozesse,
- Integration eines elektronischen Beteiligungsverfahrens zu Gremien, wie Personalräten etc.,
- Berücksichtigung von Schnittstellen zu den Fachverfahren der Hochschulen (HIS SVA, SAP,MACH Personal),
- Empfehlungen zum Umgang mit der Aktenmigration und
Umsetzung der obigen Konzepte in mehreren Referenzimplementierungen im DMS, die die unterschiedlichen Kernsysteme (SAP, MACH, HIS) berücksichtigen.
Mit Blick auf eine landesweite Umsetzung der E-Personalakte, soll im Zuge des Projektes zunächst bewertet werden, ob das Referenzmodell im DMS oder sinnvoller als Implementierungsprojekt im jeweiligen Fachverfahrens umzusetzen wäre. Im letzten Fall würde hierzu das jeweilige Kompetenzzentrum angesprochen werden. Ziel ist es hier, eine praktikable, langfristig nutzbare Lösung zu finden und umständliche Lösungen, die ggf. nur behelfsmäßig durch das DMS adressiert werden können, für das Projekt auszuschließen.
